Když změníte pět návyků, e-maily zaberou půlku času

Třetí nástroj se týká vyhledávání a filtrů. Většinu e-mailů lze automaticky přesunout do složek podle odesílatele, předmětu nebo štítku. Newsletter, potvrzení objednávek a kopie od kolegů nepotřebují vaši okamžitou pozornost. Nastavte filtr, který je rovnou archivuje nebo přesune do složky „ke čtení". Do hlavní schránky pak dorazí jen to, co vyžaduje akci. Ušetříte desítky kliknutí denně a přestanete přehlížet důležité zprávy mezi balastem.

Průměrný člověk stráví kontrolou schránky několik hodin denně, aniž by si toho všiml. Nejde přitom o samotné psaní odpovědí, ale o neustálé přeskakování mezi úkoly. Každé otevření e-mailu vás vytrhne z práce a návrat k původní činnosti trvá i několik minut. Pokud chcete čas skutečně zkrátit, nestačí jen rychleji psát. Musíte změnit způsob, jakým schránku používáte.

Nezapomeňte ani na kouřovod a napojení do komína. I dokonale čistá kamna budou mít slabý tah, pokud je komín ucpaný nebo špatně napojený. Zkontrolujte těsnost kouřovodových dílů, spáry a případné uvolněné spoje. Do komína se dostane falešný vzduch a tah se rozladí. Už při prvním zatopení po létě sledujte barvu plamene a kouře — černý kouř a čadivý plamen znamenají, že něco není v pořádku.

Podací lístek není jen tak obyčejný papír. Obsahuje identifikaci příjemce, variabilní symbol, částku a způsob platby. Právě variabilní symbol rozhoduje o tom, jestli platba dorazí tam, kam má. Pokud ho uvedete špatně nebo vynecháte, peníze se připíšou na účet, ale nikdo je nepřiřadí k vaší objednávce. Reklamace pak trvá týdny a často končí vrácením platby zpět.

Upevněte regál ke zdi ve dvou bodech a zkontrolujte stabili

Bezpečnostní pásy bývají pětibodové nebo tříbodové. Pětibodové vedou přes ramena, boky a mezi nohy, takže dítě nevyklouzne ani při náhlém zatlačení do rukojeti. U tříbodových se často stává, že dítě při vzpírání povolí horní část a vyklouzne bokem. Všímejte se šířky popruhů a přezky: úzké popruhy se zařezávají a přezka, která jde otevřít jedním stiskem kdekoliv, může být pro zvídavé ruce až příliš snadná. Nastavte pásy na míru ještě v prodejně, ne doma.

Pište odpovědi rovnou, ne až později Druhým nástrojem je pravidlo „odpověz hned, pokud to jde do dvou minut". Krátké potvrzení, doplnění údaje nebo jasné „ne" zabere méně času než opětovné otevírání zprávy později. U složitějších e-mailů si místo odkládání vytvořte koncept s jednou větou, co je potřeba dodělat. Tím si uvolníte hlavu a příště nebudete znovu číst celý vlákno. Typická chyba je nechávat v inboxu stovky nepřečtených zpráv jako připomínku. Inbox není seznam úkolů.

Prvním krokem je vypnout upozornění na nové zprávy. Zvuk, vyskakovací okno nebo červená ikona ve liště vytvářejí nutkání zkontrolovat poštu okamžitě. Většina zpráv přitom nesnese odklad o dvě hodiny. Nastavte si pevné časy, kdy schránku otevřete – například třikrát denně. Mimo tyto bloky ji nechte zavřenou. Pokud se bojíte, že něco propásnete, zkontrolujte nejprve, zda vám někdo nevolal. Skutečně naléhavé věci se řeší telefonem, ne e-mailem.

Podstavec, výška a orientace rozhoduj

Pátým a nejúčinnějším nástrojem je jasné rozhodnutí u každé zprávy: odpovědět, delegovat, odložit, nebo smazat. Pokud u e-mailu strávíte více než dvě minuty jen rozmýšlením, co s ním, zařaďte ho do úkolů a zavřete. Nenechávejte otevřené okno „pro jistotu". Většina lidí nechává v inboxu zprávy, které už vyřešili, jen aby je měli po ruce. To je zbytečná zátěž. Archivujte bez obav – dohledáte je vyhledáváním.

Změna těchto pěti návyků nezabere více než jeden večer. Výsledkem nebude jen poloviční čas u e-mailů, ale hlavně méně stresu a více soustředění na práci, která má skutečnou hodnotu. Začněte jedním krokem: zítra ráno otevřete schránku až po první hodině práce. Uvidíte, že svět se nezboří.

Čtvrtým nástrojem je šablona pro opakující se odpovědi. Nemusíte psát pořád to samé dokola. Připravte si texty pro typické situace: poděkování za dokument, odmítnutí schůzky, žádost o doplnění informací. Vložíte je klávesovou zkratkou nebo funkcí rychlého textu. Dbejte na to, aby šablona nezněla roboticky – vždy doplňte jednu konkrétní větu podle situace. Jinak příjemce pozná, že jste použili univerzální frázi, a odpoví vám znovu s doplňujícím dotazem.