Když změníte pět návyků, e-maily zaberou půlku času
Typická chyba je skladovat dřevo v igelitu nebo v plastovém boxu. Další je cpát polena příliš těsně na sebe, protože se zdá, že ušetříte místo. Opak je pravdou – těsná hromada schne roky. Stejně špatné je skladovat dřevo uvnitř domu nebo v garáži, kde není průvan. Vytápěná místnost sice dřevo vysuší, ale jen povrchově, a pokud ho pak přinesete do kamen, začne hořet nerovnoměrně a v kamnech se tvoří dehet.
Bezpečnostní prvky kočárku se často hodnotí až podle toho, co výrobce uvede v popisu. Praxe je ale jinde. Rozhoduje pár detailů, které se v obchodě snadno přehlédnou, a přitom právě ony určují, jestli bude kočárek na schodech, v tramvaji nebo na nerovné cestě bezpečný. Vyplatí se proto prohlédnout konkrétní mechanizmy ještě předtím, než zaplatíte.
Častou chybou je kupovat botník bez větrání. Uzavřené police bez děr zadržují vlhkost a po několika týdnech se v nich objeví plíseň. Pokud už zavřený botník máte, vyvrtejte do zadní stěny otvory nebo do něj vložte mřížku. Dále se vyhněte hlubokým policím, kde boty mizí v řadě za sebou. Místo toho používejte police s mírným sklonem nebo výsuvné zásuvky, kde je vidět na všechny páry. Předejdete tak tomu, že se v chodbě hromadí boty, které nikdo nenosí.
Než začnete topítko vyhazovat, ověřte tři věci. První je cirkulace: filtr nebo čerpadlo musí hnát vodu kolem topítka. Když proudění zeslábne, teplo se hromadí v jednom místě, teploměr vedle topítka ukazuje vysoké číslo a zbytek nádrže je studený. Druhá věc je výkon topítka vůči objemu a rozdílu mezi teplotou v místnosti a cílovou teplotou vody. Slabé topítko v chladné místnosti jede naplno celý den, přehřívá se a jeho termostat se opotřebovává rychleji. Třetí věc je okolní prostředí – otevřené okno, klimatizace nebo průvan umí srazit teplotu víc než vadné topítko.
Čtvrtým nástrojem je šablona pro opakující se odpovědi. Nemusíte psát pořád to samé dokola. Připravte si texty pro typické situace: poděkování za dokument, odmítnutí schůzky, žádost o doplnění informací. Vložíte je klávesovou zkratkou nebo funkcí rychlého textu. Dbejte na to, aby šablona nezněla roboticky – vždy doplňte jednu konkrétní větu podle situace. Jinak příjemce pozná, že jste použili univerzální frázi, a odpoví vám znovu s doplňujícím dotazem.
Prvním krokem je vypnout upozornění na nové zprávy. Zvuk, vyskakovací okno nebo červená ikona ve liště vytvářejí nutkání zkontrolovat poštu okamžitě. Většina zpráv přitom nesnese odklad o dvě hodiny. Nastavte si pevné časy, kdy schránku otevřete – například třikrát denně. Mimo tyto bloky ji nechte zavřenou. Pokud se bojíte, že něco propásnete, zkontrolujte nejprve, zda vám někdo nevolal. Skutečně naléhavé věci se řeší telefonem, ne e-mailem.
Největší rezerva bývá nad hlavou. Pruh od 180 do 230 cm je v předsíni většinou prázdný, protože lidé mají dojem, že je příliš vysoko. Přitom právě sem patří sezónní věci: lyžařské helmy, letní klobouky, náhradní deštníky, tašky na nákup. Stačí jedna deska nebo uzavřená skříňka a získáte prostor, který jinde chybí. Podmínkou je, že do tohoto pásma nesmí zasahovat otevírání dveří. Změřte si dráhu dveří a nechte rezervu alespoň 5 cm.
Pátým a nejúčinnějším nástrojem je jasné rozhodnutí u každé zprávy: odpovědět, delegovat, odložit, nebo smazat. Pokud u e-mailu strávíte více než dvě minuty jen rozmýšlením, co s ním, zařaďte ho do úkolů a zavřete. Nenechávejte otevřené okno „pro jistotu". Většina lidí nechává v inboxu zprávy, které už vyřešili, jen aby je měli po ruce. To je zbytečná zátěž. Archivujte bez obav – dohledáte je vyhledáváním.
Průměrný člověk stráví kontrolou schránky několik hodin denně, aniž by si toho všiml. Nejde přitom o samotné psaní odpovědí, ale o neustálé přeskakování mezi úkoly. Každé otevření e-mailu vás vytrhne z práce a návrat k původní činnosti trvá i několik minut. Pokud chcete čas skutečně zkrátit, nestačí jen rychleji psát. Musíte změnit způsob, jakým schránku používáte.
Změna těchto pěti návyků nezabere více než jeden večer. Výsledkem nebude jen poloviční čas u e-mailů, ale hlavně méně stresu a více soustředění na práci, která má skutečnou hodnotu. Začněte jedním krokem: zítra ráno otevřete schránku až po první hodině práce. Uvidíte, že svět se nezboří.
Pište odpovědi rovnou, ne až později Druhým nástrojem je pravidlo „odpověz hned, pokud to jde do dvou minut". Krátké potvrzení, doplnění údaje nebo jasné „ne" zabere méně času než opětovné otevírání zprávy později. U složitějších e-mailů si místo odkládání vytvořte koncept s jednou větou, co je potřeba dodělat. Tím si uvolníte hlavu a příště nebudete znovu číst celý vlákno. Typická chyba je nechávat v inboxu stovky nepřečtených zpráv jako připomínku. Inbox není seznam úkolů.