Jak zautomatyzovat úřední šuplíky, když neumíte programovat

E-mailová schránka se snadno stane nekonečným úkolem. Místo rychlé komunikace se z ní stane prostor, kde se ztrácí hodiny každý týden. Nejde přitom o to psát rychleji, ale o to, jak s e-maily pracovat. Klíčem je omezit rozhodování a zbytečné manuální kroky. Následujících pět nástrojů vám pomůže dostat e-maily pod kontrolu, aniž byste museli měnit celý pracovní návyk.

První kolo: naučte se naslouchat teplu Vstupte do sauny a sedněte si do nižší úrovně, kde je teplota mírnější. Nadechujte nosem a vydechujte ústy, pomalu a dlouze. Pozorujte, jak se teplo postupně dotýká kůže, a nevnímejte ho jako nepřítele, ale jako prostředek. Po pěti až sedmi minutách byste měli cítit, jak se srdce zklidňuje. Pokud se dostaví tlak na hrudi nebo neklid, je to signál k odchodu. Toto není závod, ale dialog s vlastním tělem.

Základní pravidlo: nechte nástroj pracovat za vás Prvním nástrojem je automatická třídička. Většina e-mailových klientů umožňuje vytvořit pravidla, která zprávy rovnou přesouvají do složek, označují je nebo je nechávají přečtené. Nastavte si filtry pro newslettery, faktury a zprávy od kolegů. Důležité je, aby pravidla byla jednoduchá a srozumitelná. Pokud vytvoříte třicet složek, jen si přidáte práci. Začněte s pěti nejčastějšími typy zpráv, které dostáváte, a postupně přidávejte. Pozor na častou chybu: filtry, které mažou zprávy automaticky, bez možnosti je kdykoli zkontrolovat. Raději zprávy přesouvejte do složky „Později", ne do koše.

Druhé kolo si můžete dopřát o něco teplejší, ale stále s mírou. Můžete vyzkoušet jednoduchý aromatický ceremoniál: na kameny nalijte trochu esenciálního oleje, třeba levanduli nebo mátu, a pomalým máváním ručníku rozprostřete vůni po prostoru. Přitom se soustřeďte na dech a představujte si, že s výdechem odchází veškeré napětí z ramen a čelisti. Tento rituál opakujte maximálně třikrát, jinak hrozí přetížení organismu.

Čtvrtým nástrojem je vyhledávač s pokročilými operátory. Než začnete prohledávat schránku ručně a listovat v tisících zpráv, naučte se používat operátory jako „od:", „předmět:", „příloha:" nebo „starší než:". Tyto příkazy vám okamžitě vyfiltrují jen relevantní zprávy. Například zadání „od: Jan Novák příloha: report" najde jen ty e-maily od Jana, které obsahují přílohu s názvem report. Tento nástroj šetří čas hlavně u lidí, kteří dostávají denně desítky zpráv. Pozor na to, abyste nehledali jen podle klíčových slov ve všech složkách najednou. Pokud máte dobře nastavené filtry, hledejte v jedné konkrétní složce, čímž výsledky zúžíte.

Druhým nástrojem je šablona pro odpovědi. Pokud často odpovídáte na podobné dotazy, vytvořte si text, který jen lehce upravíte. Místo psaní stejné věty pokaždé znovu vložíte hotový blok. Většina e-mailových aplikací má tuto funkci zabudovanou, ale můžete si ji také zjednodušit pomocí rozšíření pro textové zkratky. Nástroj se postará o to, že po napsání zkratky se text automaticky rozbalí. Důležité je šablony udržovat aktuální a krátké. Příliš dlouhá šablona působí neosobně a často ji stejně musíte přepisovat. Ideální je tři až pět vět, které pokrývají nejčastější situaci.

Nejobtížnější na automatizaci není technika, ale disciplína. Je lákavé nastavit si deset procesů najednou a pak zjistit, že žádný pořádně nefunguje. Začněte pomalu, s jedním procesem, a do měsíce uvidíte, kolik času vám to skutečně ušetří. Jakmile se vám podaří odstranit první opakované úkony, získáte nejen volné hodiny, ale také chuť do dalšího ladění. Nakonec zjistíte, že administrativa není nutné zlo, ale oblast, kterou můžete mít pod kontrolou.

Nejčastější chybou je kombinovat saunu s jídlem nebo alkoholem. Plný žaludek ztěžuje termoregulaci a alkohol zvyšuje riziko kolapsu. Stejně tak se vyhněte mluvení – ceremoniál vyžaduje ticho. Po posledním ochlazení si dejte bylinkový čaj, nejlépe z meduňky nebo heřmánku, a zůstaňte v klidu ještě dvacet minut. Pozorujte, jak se tělo postupně vrací k normální teplotě, a nechte myšlenky jen plynout. Teprve poté se vraťte k běžnému dni.

Pátým nástrojem je funkce odložení, tedy odložení zprávy na pozdější datum a čas. Když přečtete e-mail, na který nemůžete odpovědět hned, nechte ho zmizet z doručené pošty a nastavte, aby se vrátil za hodinu nebo až druhý den ráno. Tím zabráníte tomu, aby se vám ve schránce hromadily zprávy, které vyžadují pozornost. Mnoho e-mailových klientů tuto funkci má, ale pokud ne, využijte nástroj, který vám umožní naplánovat odeslání e-mailu – takový nástroj obvykle umí i odložit příjem. Častou chybou je, že odložíte zprávu na dobu, kdy ji už nebudete řešit. Proto odkládejte jen konkrétní úkoly, ne obecné zprávy. Pokud si nejste jisti, kdy odpověď stihnete, odložte si ji na nejbližší pracovní den ráno.