Když e-maily pohlcují den, pomůže pět nástrojů

1. Časová okna místo neustálé kontroly. Určete si tři pevné bloky denně, kdy poštu otevřete – například ráno, po obědě a před koncem práce. Mimo ně schránku zavřete a vypněte upozornění. Typická chyba: lidé si nastaví okna, ale telefon jim stejně pípne a oni kliknou. Vypnutí notifikací je stejně důležité jako samotná okna. Pokud to nejde kvůli práci, nastavte alespoň výjimku jen pro nadřízeného nebo klíčového klienta.

Nejčastější chybou je naplánovat příliš nabitý program. Děti chtějí vydržet co nejdéle, ale únava pak přinese hádky a slzy. Domluvte se předem na čase, kdy se ztlumí světla a vypnou obrazovky. Nechte dětem prostor, aby si samy řekly, co chtějí dělat. Pokud přesto dojde na spor, neřešte ho z pozice dospělého, který rozhoduje. Nabídněte dvě možnosti a nechte je vybrat. Také se vyhněte tomu, abyste hosta srovnávali s vlastním dítětem. každé dítě má jiný režim a jiné návyky.

Zapojte děti do přípravy. Menší mohou mýt zeleninu, míchat pomazánku nebo skládat plátky sýra na chléb. Starší si samy sestaví box podle pravidel, která znají. Večerní příprava se tak změní z povinnosti na společnou chvilku. Ráno pak stačí box vytáhnout, přidat pití a jde se. Ušetříte nervy i čas a dítě má jídlo, které mu chutná a které ho skutečně zasytí.

Jak třídit dřív, než vůbec začnete číst 2. Pravidla a filtry pro příchozí poštu. Většinu zpráv lze zařadit automaticky ještě předtím, než je uvidíte. Vytvořte pravidla pro newslettery, faktury, oznámení z systémů a kopie do projektu. Každé pravidlo by mělo zprávu buď přesunout do složky, nebo označit štítkem. Na co si dát pozor: příliš mnoho pravidel se během měsíce rozbije, protože se změní adresy. Začněte třemi pravidly a přidávejte jen ta, která použijete aspoň třikrát týdně.

E-mailová schránka se plní rychleji, než ji stíháte vyprazdňovat. Většina lidí tráví kontrolou pošty dvě až tři hodiny denně, aniž by si to uvědomovala. Nejde přitom o to psát rychleji, ale o to omezit počet rozhodnutí, která u každé zprávy děláte. Následujících pět nástrojů nejsou aplikace, ale postupy. Fungují bez ohledu na to, jaký program pro poštu používáte.

Žádný z těchto nástrojů nefunguje sám. Vyberte jeden, zkuste ho dva týdny a teprve pak přidejte další. největší úsporu času nepřinese lepší aplikace, ale méně rozhodnutí u každé jednotlivé zprávy.

Jak míchat těsto, aby se nerozpada

4. Pravidlo dvou minut a jasné rozhodnutí. Když zprávu otevřete, rozhodněte se okamžitě: odpovím teď, nebo ji přesunu do úkolů. Pokud odpověď zabere méně než dvě minuty, udělejte ji hned. Delší věci patří do seznamu úkolů s termínem, ne zpět do schránky. Typický omyl je nechat zprávu „přečtenou" a vrátit se k ní za týden – to znamená číst ji dvakrát a ztratit čas navíc.

Místo sušení je stejně důležité jako plnění. Tenisky postavte na vzduch, do stínu, při pokojové teplotě. Nikdy je nedávejte na radiátor, do sušičky ani na přímé slunce. Vysoká teplota způsobí, že lepidlo povolí a podrážka se začne odlepovat. Slunce navíc vyšisuje barvy a guma zkřehne. Ideální je proud vzduchu – otevřené okno nebo ventilátor v místnosti. Boty nestavte na sebe, aby vlhkost neprocházela z jedné do druhé.

5. Společný režim v týmu. Pokud pracujete s dalšími lidmi, dohodněte se, co patří do e-mailu a co do sdíleného prostoru. Interní zprávy o stavu projektu nemusí chodit poštou vůbec. Na co upozornit: bez dohody si každý nastaví vlastní pravidla a zmatek se vrátí. Stačí jedna věta v týmové komunikaci – co se řeší e-mailem a co ne.

3. Šablony odpovědí. Většina odpovědí se opakuje – potvrzení přijetí, žádost o doplnění, odmítnutí schůzky. Napište si pro každou situaci krátkou kostru a uložte ji jako předlohu. Nemusí být dokonalá, stačí tři věty, které pak doplníte konkrétními údaji. Chyba: lidé si vytvoří šablonu jednou a už ji neaktualizují, takže po půl roce obsahuje zastaralé informace. Jednou za dva měsíce je projděte a smažte, co nepoužíváte.

Místo na spaní a věci, které se snadno zapomen