Proč většině lidí e-maily žerou celý den a jak to zastavit

Mezi typické chyby patří rozhodování podle jedné nejnižší nabídky bez znalosti rozsahu léčby, nedoptání se na cenu retence a kontrol a spoléhání na to, že se cena během léčby nezmění. Platí, že čím složitější vada, tím větší prostor pro odchylky od původního odhadu. Proto je vhodné chtít písemný rozpis fází léčby a vědět, za jakých okolností se cena může upravit. Jasná komunikace před nasazením rovnátek ušetří peníze i nervy během celé léčby.

Pěstovat bylinky v kuchyni po celý rok jde, ale ne všechny druhy to zvládnou stejně. Rozhoduje světlo, teplota a vlhkost, ne značka květináče. Než koupíte cokoli, změřte si, kolik hodin denně na místo dopadá přímé světlo. Méně než čtyři hodiny znamená, že potřebujete buď přídavné svítidlo, nebo se smíříte s pažitkou, mátou a petrželkou, které snesou i polostín.

Ráno nastartujete napotřetí, světla jsou žlutá a palubní počítač píše něco o napětí. Většina lidí to řeší až ve chvíli, kdy auto nechce naskočit vůbec. Přitom slabé dobíjení se hlásí nenápadně už týdny předem. Rozdíl mezi „jen se mi to zdá" a „už to nestíhá" je v pár měřeních, která zvládnete sami s multimetrem za pár minut.

Světlo musí být měkké a rozptýlen

Co udělat s rohy a dvíř

Většina lidí otevírá e-mailového klienta hned po příchodu do práce a nechává ho otevřený celý den. Každé pípnutí, každá nová zpráva v rohu obrazovky znamená přepnutí pozornosti. Návrat k původní činnosti pak trvá i několik minut. Pokud jste schopni odpovědět na dvacet e-mailů denně, ale pokaždé u toho ztratíte pět minut soustředění, je to hodina a půl jen na přepínání. Tady je pět nástrojů, které s tím pohnou.

Druhým nástrojem je odložené doručení. Místo abyste řešili e-mail hned, přesuňte ho do složky „později" a naplánujte si na něj konkrétní čas. Většina klientů dnes umí funkci „snooze" – zpráva zmizí a vrátí se, až budete mít prostor. Tím přestanete být otrokem příchozí pošty. Pozor na opačný extrém: odkládat všechno donekonečna. Pokud zprávu odložíte více než dvakrát, je lepší na ni odpovědět krátce hned, i když to není dokonalé.

Třetí nástroj je klávesnicové ovládání. Naučte se pět zkratek, které používáte nejčastěji: odpovědět, přeposlat, archivovat, smazat, přesunout do složky. Myš vás zdržuje. Většina klientů má také vyhledávání pomocí klávesové zkratky. Pokud trávíte hledáním starých e-mailů více než pár vteřin, ztrácíte čas. Nastavte si, že každý e-mail, který si chcete nechat, má jasný předmět a štítek. Bez toho se v archivech nevyznáte.

Největší chybou ale není špatný nástroj. Je to otevřený e-mailový klient celý den. Pokud ho zavřete a podíváte se do něj třikrát denně v pevně daných časech, zkrátíte čas strávený nad poštou klidně o polovinu. Zkuste to jeden týden a uvidíte, že většina zpráv není tak urgentní, jak vypadá.

Čtvrtý nástroj je plánovač odesílání. Mnoho lidí píše e-maily večer nebo brzy ráno, ale nechce, aby příjemce viděl čas odeslání. Naplánujte odeslání na pracovní dobu. Zároveň tím zabráníte tomu, aby vám někdo odpověděl okamžitě a rozpoutal další kolo. Pátý nástroj je společný týmový kalendář a sdílené poznámky. Místo dlouhých e-mailových vláken o tom, kdo co udělá, použijte jeden sdílený dokument nebo úkol. E-mail není nástroj pro plánování schůzek – na to máte kalendář.

Jak nastavit filtry a šablony, aby se e-maily třídily samy Základem je přestat e-maily třídit ručně. Většina klientů umí pravidla, která zprávu automaticky přesunou do složky, označí hvězdičkou nebo rovnou archivují. Nastavte filtr na všechny newslettery a oznámení z aplikací – patří do složky, kterou otevřete jednou denně. Dále vytvořte šablony pro odpovědi, které posíláte pořád dokola: potvrzení přijetí, žádost o doplnění údajů, odmítnutí schůzky. Ušetříte psaní i přemýšlení. Typická chyba: příliš mnoho složek. Čím méně jich je, tím rychleji se rozhodujete.